Termin NEU
| Klick/Arbeitsschritt | Hinweis/Anweisung | Weitere Information | |
| 1 | Termine eigene Termine | Hauptansicht wird angezeigt | |
| 2 | Neu | Eingabefenster wird geöffnet | |
| 3 | Terminart* | Ändern/Auswählen über | |
| Auswahl übernehmen | ||
| 4 | Betreff* | Pflichtfeld | |
| Straße und Ort und Land | Pflichtfeld abhängig von Terminart | ||
| Organisationseinheit | optional Ändern/Auswählen über | ||
| Notiz | optional | ||
| Anmerkung Schulleitung | optional | ||
| Teilnahmestatus | wird automatisch befüllt | ||
| Protokoll | zur Kontrolle | ||
| 5 | Details zum Termin | ||
| Ganztags/Nachmittags/Vormittags | Zeitraum auswählen, Uhrzeit wird vorgeschlagen | ||
| Termindauer* | Auswählen/bearbeiten nach Klick auf | ||
| Fahrzeit* | optional | ||
| 6 | Adressaten | Eingabefenster wird geöffnet | Abhängig von der Terminart kann gewählt werden:
|
| Filter anwenden | Organisationseinheit bzw. Benutzer werden angezeigt | ||
| ✓ | Auswählen | ||
| Adressat wird hinzugefügt | Auch Mehrfachauswahl möglich | |
| Speichern | |||
| Schließen | Eingabefenster wird geschlossen | ||
| 7 | Schüler/innen | Auswahlfenster wird geöffnet | abhängig von der Terminart |
| Filter anwenden | Zuerst nach gewünschten Kriterien filtern - sonst werden alle Datensätze angezeigt | ||
| ✓ | Auswählen | ||
| Zuordnen | Zuvor gewünschte Schüler/innen wählen | ||
| Zurück | Zurück zur Ansicht Termin | ||
| 8 | ✓ supplierrelevant | ||
| ✓ Anzeige im Schulkalender | Bei Bedarf ✓ | Abhängig von der Terminart | |
| ✓ Termin im eigenen Kalender eintragen | Bei Bedarf ✓ | ||
| 9 | Zusatzfelder | Bei Bedarf | Abhängig von der Terminart |
| Veranst.-Leitung | Tipp: muss erfasst werden, da sonst eine zustehende Abgeltung nicht angewiesen wird | ||
| Veranst.-Art | muss ausgewählt werden | ||
| Kontaktperson | optional | ||
| Telefon | optional | ||
| Beschlussdatum | optional | ||
| Ausland | Bei Bedarf ✓ | ||
| Teilnehmendes Lehrpersonal | Ändern/Auswählen über | ||
| 10 | Senden | Termin wird an Schulleitung/Adressaten gesendet | Im Bereich Kommunikation angezeigt |
| 11 | Drucksorten und Beilagen | Ändern/Auswählen über | Abhängig von der Terminart, ob ein Dokument hinterlegt ist |
Speichern |
| ||
Zurück |
|
| Klick/Arbeitsschritt | Hinweis/Anweisung | Weitere Information | |
| 1 | Termine eigene Termine | Hauptansicht wird angezeigt | |
| 2 | Neu | Eingabefenster wird geöffnet | |
| 3 | Terminart* | Ändern/Auswählen über | |
Teilnahmestatus | Voreingestellt, nicht bearbeitbar | ||
| Betreff* | Pflichtfeld | ||
| Ort | Eingabe, wenn sinnvoll empfohlen | ||
| Organisationseinheit | optional Ändern/Auswählen über | ||
| 4 | Details zum Termin | ||
| Ganztags/Nachmittags/Vormittags | Zeitraum auswählen, Uhrzeit wird vorgeschlagen | ||
| Termindauer* | Auswählen/bearbeiten nach Klick auf | ||
| Fahrzeit* | optional | ||
| Adressaten | Eingabefenster wird geöffnet | Abhängig von der Terminart kann gewählt werden:
| |
| Filter anwenden | Organisationseinheit bzw. Benutzer werden angezeigt | ||
| ✓ | Auswählen | ||
| Adressat wird hinzugefügt | Auch Mehrfachauswahl möglich | |
| Speichern | |||
| Schließen | Eingabefenster wird geschlossen | ||
| 5 | ✓ Anzeige im Schulkalender | Bei Bedarf ✓ | Abhängig von der Terminart |
| Termin zuletzt bearbeitet von | Voreingestellt | ||
| ✓ Termin im eigenen Kalender eintragen | Bei Bedarf ✓ | ||
| Drucksorten | Ändern/Auswählen über | Abhängig von der Terminart, ob ein Dokument hinterlegt ist | |
| Beilagen | Bei Bedarf | ||
| Löschen | Beigelegtes Dokument wird gelöscht | ||
| 6 | Zusatzfelder | Bei Bedarf | Abhängig von der Terminart |
| 7 | Senden | Termin wird an Schulleitung/Adressaten gesendet | Im Bereich Kommunikation angezeigt |
Speichern |
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Zurück |
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Lektion: Eigene Termine
Zielgruppe
- SSR
- Schulleiter
- Lehrpersonen
Überblick über die Lektion
Hier lernen Sie wie man Eigene Termine verwaltet.
Lernziele der Lektion
Eigene Termine verwalten können.
Eigene Termine
- Öffnen Sie das Modul Termine.
- Klicken Sie auf den Menüpunkt eigene Termine.
Zeitbereich, Filter
Woche
Die aktuelle Woche ist bereits vorausgewählt.
- Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Woche.
- Wählen Sie den benötigten Woche.
Terminart
Sie können die Anzeige auf die gewählte Terminart einschränken.
- Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Terminart.
- Wählen Sie den benötigten Eintrag bzw. den leeren Eintrag um alle Terminarten anzuzeigen.
Information über die jeweiligen Terminarten finden Sie in den folgenden Unterkapiteln:
- Detailansicht Termin
- Detailansicht Schülerabwesenheit Ansuchen um Fernbleiben
- Detailansicht Besuchsschullehrer*in
- Detailansicht Fortbildung
- Detailansicht Schulveranstaltung
- Detailansicht Sonstige
- Detailansicht überregionale Veranstaltung
- Gesendete Termine
- RK Schülerdaten Termine
- Detailansicht BPT BPW - Berufspraktische Tage Wochen
Anzeige einschränken
- Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Anzeige einschränken.
- Wählen Sie den benötigten Eintrag.
Stundenraster
Ein Termin wird über den Raster in dem er beginnt angezeigt. Z.B. Termindauer 08:15 - 10:45. Der Termin wird im Raster nur in der Zeile 08:00. Nicht angezeigt in 09:00 oder 10:00.
Früh
F = 00:00 - 06:59
Tagsüber
07:00 = 07:00 - 07:59
08:00 = 08:00 - 08:59
09:00 = 09:00 - 09:59
10:00 = 10:00 - 10:59
11:00 = 11:00 - 11:59
12:00 = 12:00 - 12:59
13:00 = 13:00 - 13:59
14:00 = 14:00 - 14:59
15:00 = 15:00 - 15:59
16:00 = 16:00 - 16:59
17:00 = 17:00 - 17:59
Abend
A = 18:00 - 23:59
Terminplan
Jeder Benutzerin bzw. Benutzer ist genau ein eigener Terminplan zugeordnet.
Hier werden alle Termine, Stundenplaneinträge, Supplierplaneinträge und eingetragene Dienstverhinderungen der aktuellen Woche angezeigt, welche Sie in all Ihren Rollen betreffen. Dabei werden nicht nur selbst eingetragene Termine angezeigt, sondern auch jene, die für Sie durch andere Benutzerinnen bzw. Benutzer angelegt wurden.
Hinweis
Stunden- und Supplierplaneinträge werden im Terminkalender nur referenziert - das bedeutet: diese Einträge können hier nicht bearbeitet werden, sondern nur über den Stundenplan.
Hinweis
Da es mehrere Stundenpläne mit aufeinanderfolgenden Gültigkeitsdaten gibt, werden diese bei den Terminen entsprechend berücksichtigt. Ab gültig von eines neuen freigegebenen Stundenplans, scheinen diese Stundenplaneinträge im Terminkalender auf, und nicht mehr jene des davor gültigen Stundenplans.
Löschen/Verkürzen/Bearbeiten
Beim Löschen/Verkürzen/Bearbeiten des derzeit gültigen Stundenplanes werden die vorher eingetragenen und damit nicht mehr gültigen Stundenplaneinträge entfernt.
Neu
Die Detailansicht des Termins wird mit der in der Schlüsseltabelle als Standardwert definierten Terminart angezeigt, und über die Auswahlliste Art des Termins kann die gewünschte Terminart eingestellt werden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Neuen Termin erstellen.
Export
Markierte Termine können aus dem Terminplan exportiert werden um sie z.B. in Outlook importieren zu können.
- Aktivieren Sie das Häkchen für die zu exportierenden Termine.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Export.
Die Termine werden heruntergeladen. - Öffnen Sie die Datei mit Ihrem Kalender-Programm z.B. Microsoft Office Outlook
Neu (Kopie)
Nachdem ein Termin im Terminplan markiert wurde, kann von diesem eine Kopie erstellt werden. Alle Einträge bis auf automatisch generierte Informationen zum Ersteller und Erstellungszeitpunkt des Termins können somit übernommen und bearbeitet werden, sodass z.B. regelmäßig auftretende Termine mit weniger Aufwand eingetragen werden können. Der Betreff des kopierten Termins hat den Zusatz (Kopie), um ihn von der Vorlage unterscheiden zu können.
- Aktivieren Sie das Häkchen für den zu kopierenden Termin.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (Kopie).
Eine Kopie des gewählten Termines wird geöffnet und kann nun weiter bearbeitet werden.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Neuen Termin erstellen.
Zurücknehmen
Bevor ein Termin endgültig gelöscht werden kann, muss er über die Schaltfläche Zurücknehmen zurückgenommen und als solcher gekennzeichnet werden. Erst zurückgenommene Termine können über die Schaltfläche Löschen endgültig aus dem System entfernt werden.
- Aktivieren Sie das Häkchen für den Termin.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücknehmen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok.
Der zurückgenommene Termin wird farblich anders dargestellt.
Der zurückgenommene Termin eventuell nicht angezeigt, wenn die Anzeige eingeschränkt ist.
Teilnahmestatus
Über diese Schaltflächen können Sie den Status von Terminen für Teilnehmer verändern.
Es wird in drei Status unterschieden und dieser aktuelle Status wird für Teilnehmer in der Termindetailansicht im Feld Teilnahmestatus angezeigt:
- nicht definiert = noch nicht entschieden
- teilgenommen = nimmt teil
- nicht teilgenommen = nimmt nicht teil
Je nach Terminart haben Termine bei Anlage unterschiedlichen Status. Nicht genehmigungspflichtige Termine haben standardmäßig den Status "teilgenommen" genehmigungspflichtige den Status "Nicht definiert".
Hat ein Termin für Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Schülerinnen und Schüler den Status "Teilgenommen" oder "Nicht definiert", so wird er in den Terminübersichten für diese als gültiger Termin angezeigt.
Mit Status "Nicht teilgenommen", wird der Termin für die betroffenen Personen ausgegraut dargestellt, gleich wie zurückgenommen.
Auswirkungen des Terminstatus in anderen Modulen:
Je nachdem welchen Status ein Termin für Teilnehmerinnen oder Teilnehmer hat, wirkt sich das in anderen Modulen aus:
Nicht definiert
Anzeige in der Supplierplanung. Es werden keine Dienstverhinderungen angelegt.
Teilgenommen
Anzeige in der Supplierplanung. Es werden Dienstverhinderungen angelegt bzw. aufgrund des Termins ggf. bereits vorhandene Dienstverhinderungen erhalten den Status "gelöscht".
Nicht Teilgenommen
Keine Anzeige in der Supplierplanung. Es werden keine Dienstverhinderungen angelegt, aufgrund des Termins ggf. bereits vorhandene Dienstverhinderungen erhalten den Status "gelöscht".
Je nachdem welchen Status ein Termin für Schülerinnen bzw. Schüler hat, wirkt sich das in anderen Modulen aus:
Nicht definiert
Die durch diesen Termin betroffenen Stunden werden nicht als Fehlzeiten berechnet und scheinen nicht in der Gesamtabsenz der Schülerin bzw. des Schülers auf.
Teilgenommen
Bei genehmigungspflichtigen Terminen muss der Termin zuerst genehmigt werden, bevor Sie den Teilnahmestatus ändern können.
Die durch diesen Termin betroffenen Stunden werden (wenn die Terminart dafür relevant ist) als Fehlzeiten berechnet und scheinen in der Gesamtabsenz der Schülerin bzw. des Schülers auf. Mit diesem Status werden Einträge in der Registerkarte BO angezeigt. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Lektionen Berufsorientierung.
- Aktivieren Sie das Häkchen für den Termin.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilgenommen.
Nicht Teilgenommen
Bei genehmigungspflichtigen Terminen muss der Termin zuerst genehmigt werden, bevor Sie den Teilnahmestatus ändern können.
Die durch diesen Termin betroffenen Stunden werden nicht als Fehlzeiten berechnet und scheinen nicht in der Gesamtabsenz der Schülerin bzw. des Schülers auf. Aufgrund des Termins ggf. bereits vorhandene Einträge werden gelöscht. Mit diesem Status werden keine Einträge in der Registerkarte BO angezeigt, aufgrund des Termins ggf. bereits vorhandene Einträge werden gelöscht.
- Aktivieren Sie das Häkchen für den Termin.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht teilgenommen.
Termin löschen
Bevor der Termin gelöscht werden kann, muss er zuvor zurückgenommen werden.
- Aktivieren Sie das Häkchen für den zu löschenden Termin.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.
Der Termin wurde gelöscht.
Termin weiterleiten
- Aktivieren Sie das Häkchen für den Termin.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiterleiten.
- Fügen Sie Adressaten hinzu
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Adressaten hinzufügen und entfernen. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Die Adressaten haben nun eine Terminerinnerung in ihrem Posteingang.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Eingelangt.
Genehmigungspflichtige Termine
Antrag weiterleiten
Mit der Schaltfläche Antrag weiterleiten können Sie einen Termin zur Genehmigung weiterleiten.
- Öffnen Sie den genehmigungspflichtigen Termin.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten.
Die Weiterleitung erfolgt laut dahinterliegender Arbeitsablaufdefinition. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Empfängerdefinitionen.
Bestätigen
Mit der Schaltfläche Bestätigen können Sie einen Termin genehmigen und damit den Terminstatus für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf Teilgenommen setzen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
Ablehnen
Mit der Schaltfläche Ablehnen können Sie einen Termin nicht genehmigen und den Terminstatus für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf "Nicht teilgenommen" setzen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen.
Abrechnung an IK weiterleiten
Mit der Schaltfläche Abrechnung an IK weiterleiten können Sie einen Termin zur Abrechnung weiterleiten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung an IK weiterleiten.
Die Weiterleitung erfolgt laut dahinterliegender Arbeitsablaufdefinition. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Empfängerdefinitionen.
Teilgenommen
Sie können über die Schaltfläche Teilgenommen den Teilnahmestatus ändern.
Der Status kann über die Schaltfläche auch nach Ablauf des Termin geändert werden.
Nicht Teilgenommen
Sie können über die Schaltfläche nicht teilgenommen den Teilnahmestatus ändern.
Im Teilnahmestatus "nicht teilgenommen" hat dieser Termin für die betroffene Person keinerlei Auswirkungen mehr (Supplierung, Dienstverhinderung, Abrechnung, usw.).
Der Status kann über diese Schaltfläche auch nach Ablauf des Termin geändert werden.
Detailansicht des Termins
- Klicken Sie auf die Bezeichnung des Termins.
Mehr Information dazu finden Sie in den Kapiteln Detailansicht Termin.
Hinweis
Die Erinnerungsfunktion ermöglicht die Definition von einem Erinnerungszeitpunkt vor dem Termin.
Wird ein Erinnerungszeitpunkt erreicht, erhält die Benutzerin oder der Benutzer im Posteingangsfach eine Benachrichtigung zugestellt, welche einen Verweis auf die Detailansicht des Termins enthält.
Konsignationsrelevant
Wenn das Häkchen aktiviert ist, werden Sie beim Verlassen der Termin-Detailansicht gefragt, ob Sie eine Konsignation anlegen möchten.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Konsignationen.
Konsignationsrelevante Termine werden in der Terminansicht mit einem Rufzeichen 
gekennzeichnet.
- Klicken Sie auf den Termin.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Konsignationsdialog.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Konsignationen zu Termin.
Zusammenfassung der Lektion
Nun können Sie
- Eigene Termine verwalten.