WiSion
Seitenhierarchie
Zum Ende der Metadaten springen
Zum Anfang der Metadaten

Lektion: Neuen Termin erstellen

Zielgruppe

  • BSI
  • Schulleiter
  • Lehrpersonen

Überblick über die Lektion

Hier lernen Sie wie man einen neuen Termin erstellt.

Lernziele der Lektion

Einen neuen Termin erstellen können.

Neuen Termin erstellen

  • Öffnen Sie das Modul Termine.
  • Klicken Sie auf den Menüpunkt eigene Termine.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Terminart

  • Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Art des Termins.
  • Wählen Sie den benötigten Eintrag z.B. <Standardtermin>.

Information über die jeweiligen Terminarten finden Sie in den folgenden Unterkapiteln:

(Info) Die Terminart eines Termins kann nicht mehr geändert werden, nachdem der Termin versendet wurde.
(Info) Ein Wechsel von der Terminart "Schülertermin" auf "Personaltermin" ist nicht möglich.

Betreff

  • Klicken Sie in das Eingabefeld Betreff.
  • Geben Sie den benötigten Betreff ein.

Ort

  • Klicken Sie in das Eingabefeld Ort.
  • Geben Sie den Ort des Termines ein.

Zeit

  • Klicken Sie die Datumschaltfläche Beginn.
  • Wählen Sie das Beginndatum aus.

Eingabe der Beginnzeit

Eingabe der Beginnzeit
  • Klicken Sie in das Datumfeld Beginn und markieren Sie die Uhrzeit.
  • Geben Sie die Beginnzeit ein.
Auswahl einer vordefinierten Dauer
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Vormittags.

    Der Termin erhält die Dauer 07:00 - 12:00
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachmittags.

    Der Termin erhält die Dauer 12:00 - 00:00
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ganztags.

    Der Termin erhält die Dauer 07:00 - 24:00

(Info) Die Dauer dieser Schaltflächen sind in Schlüsseltabellen definiert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Schlüsseltabellen für die Terminverwaltung.

Eingabe der Fahrzeit

Jede Teilnehmerin bzw. jeder Teilnehmer des Termins kann die Fahrzeit für die An- und Abreise erfassen, welche Auswirkung für die Supplierplanung und Dienstverhinderung hat.

  • Klicken Sie in das Eingabefeld Fahrzeit (Std:Min).
  • Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <01:30>.
Eingabe der Endezeit

(Info) Wenn Sie die Schaltflächen für die Dauer verwendet haben, wurde das Ende bereits beschrieben.

Option

  • Klicken Sie die Datumschaltfläche Ende.
  • Wählen Sie das Endedatum aus.
  • Klicken Sie in das Datumfeld Ende und markieren Sie die Uhrzeit.
  • Geben Sie das Ende des Termins ein.
  • Klicken Sie in das Eingabefeld Fahrzeit (Std:Min).
  • Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <01:30>.

Hinweis

Ist eine Teilnehmerin bzw. ein Teilnehmer nicht die volle Termindauer anwesend (z.B. nimmt später an dem Termin teil), so muss das nicht im Termin abgebildet werden, sondern wird organisatorisch gelöst.

Adressaten hinzufügen und entfernen

Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Adressaten hinzufügen und entfernen.

Gelöschte Termine

Die Details zu bereits gelöschten Terminen können nicht mehr geöffnet werden.

Schülerinnen bzw. Schüler zuordnen

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler/innen.

Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Schülerinnen bzw. Schüler zuordnen.

Supplierrelevant

Sie können den Termin als supplierrelevant kennzeichnen. Dadurch wird der Termin in der Supplierplanung als "verplant" berücksichtigt.
(Info) Je nach Termin wird das Häkchen voreingestellt aktiviert bzw. deaktiviert.

  • Aktivieren Sie das Häkchen für Supplierrelevant.

Konsignationsrelevant

  • Aktivieren Sie das Häkchen für Konsignationsrelevant.

Wenn der Termin konsignationsrelevant ist, erhalten die Teilnehmer eine Nachricht im Posteingang. Über die Nachricht öffnen die Teilnehmer die Detailansicht des Termines und werden beim Verlassen auf die Konsignationsrelevanz hingewiesen. Die Teilnehmer können von dort aus die Konsignation anlegen wenn sie auf die Schaltfläche Ja klicken.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Konsignationen zu Termin.

Anzeige im Schulkalender

  • Aktivieren Sie das Häkchen für Anzeige im Schulkalender.

    Dadurch wird der Termin im Kalender der Schule angezeigt.
    Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Registerkarte Schultermine.

Termin zuletzt bearbeitet von

In diesem Feld wird der Name der Benutzerin bzw. des Benutzers angezeigt durch welche der Termin zuletzt bearbeitet wurde.
Im Datumfeld wird das Datum und die Uhrzeit angezeigt, zu dem der Termin zuletzt bearbeitet wurde.

Drucksorten und Beilagen

Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Drucksorten und Beilagen.

Genehmigungspflichtige Termine

Hinweis

Genehmigungspflichtige Terminarten können nur von dafür berechtigten Benutzerinnen bzw. Benutzern (Schulleitung und IK) im Status über die Schaltflächen Bestätigen und Ablehnen geändert werden. Die Berechtigungen werden über die Zugriffsrechte (Rollen und Rechte) gesteuert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Lektionen Berechtigungen.

Abrechnung an IK weiterleiten

Die Schaltfläche steht zur Verfügung stehen, wenn der Termin über die Schaltfläche Bestätigen bestätigt wurde. Bis dahin ist die Schaltfläche inaktiv.
Abgelehnte Termine können nicht an IK weitergeleitet werden.

Sie können den Termin zur Abrechnung an die IKanzlei weiterleiten. Die Weiterleitung erfolgt laut Arbeitsablaufdefinition.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung an IK weiterleiten.

Die Weiterleitung erfolgt laut Arbeitsablaufdefinition.
Für jede genehmigungspflichtige Terminart wird ein eigener Arbeitsablauf verwendet. Information über Arbeitsabläufe finden Sie im Kapitel Lektionen Arbeitsablauf.

Hinweis

Mit Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten, wird der erste Schritt der Arbeitsablaufdefinition ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.

Bei Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten durch die erste Empfangsrolle, wird der zweite Schritt der Arbeitsablaufdefinition zum Arbeitsablauf "Genehmigung von Terminen" ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle "IK" erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.

IKanzlei

In der IKanzlei kann der Termin bestätigt oder abgelehnt werden.

Termin bestätigen

(Warnung) Diese Funktion steht für Benutzerinnen und Benutzern mit den Rollen Schulleitung und BSI zur Verfügung.
Mit der Schaltfläche Bestätigen können Sie einen Termin genehmigen und damit den Terminstatus für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf "Teilgenommen" setzen.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.

    Die Schaltfläche Bestätigen wurde dadurch deaktiviert.

Hinweis

Wenn bei einem bestätigten, genehmigungspflichtigen Termin von einer Benutzerin bzw. einem Benutzer weitere Adressaten hinzugefügt werden, wird eine Informationsmeldung nach dem Speichern im Adressierungsdialog angezeigt. Es wird ein Statuseintrag und eine Nachricht im Posteingang erstellt.

Termin ablehnen

(Warnung) Diese Funktion steht für Benutzerinnen und Benutzern mit den Rollen Schulleitung und BSI zur Verfügung.
Mit der Schaltfläche Ablehnen können Sie einen Termin nicht genehmigen und den Terminstatus für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf "Nicht teilgenommen" setzen.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.

    Eine Bearbeitung des Termines ist nicht mehr möglich, alle Felder wurden deaktiviert.
    Der Wechsel vom Status "Abgelehnt" auf "Bestätigt" ist nicht möglich.
    Der Termin wird in der Terminübersicht grau (als "zurückgenommen") dargestellt.

Antrag weiterleiten

Hinweis

Es können nur bestimmte Terminarten weitergeleitet werden.
(Info) Die weiterleitbaren Terminarten werden in der Spalte weiterleiten der Schlüsseltabelle Terminarten konfiguriert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Wartung der Schlüsseltabellen.

Sie können den genehmigungspflichtigen Termin zur Genehmigung weiterleiten.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Antrag Weiterleiten.

    (Info) Der Termin kann danach nicht weiter bearbeitet werden.

Die Weiterleitung erfolgt laut Arbeitsablaufdefinition.
Für jede genehmigungspflichtige Terminart wird ein eigener Arbeitsablauf verwendet. Information über Arbeitsabläufe finden Sie im Kapitel Lektionen Arbeitsablauf.

Hinweis

Mit Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten, wird der erste Schritt der Arbeitsablaufdefinition ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.

Bei Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten durch die erste Empfangsrolle, wird der zweite Schritt der Arbeitsablaufdefinition zum Arbeitsablauf "Genehmigung von Terminen" ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle (z.B. IK) erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.

Termin senden

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

(Info) Nach dem Senden des Termins kann die Terminart nicht mehr geändert werden.
Der gesendete Termin erscheint bei den Adressaten im Terminplan bei den eigenen Terminen und als neue Nachricht im Postfach Eingelangt. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Eingelangt.
Bei Ihnen ist der Termin bei den gesendeten Terminen sichtbar. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Gesendete Termine.

Zusammenfassung der Lektion

Nun können Sie

  • Einen neuen Termin erstellen.


  • Keine Stichwörter