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Lektion: Detailansicht Schulveranstaltung

Zielgruppe

  • Schulleiter
  • Lehrpersonal

Überblick über die Lektion

Hier lernen Sie wie man die Abwesenheit wegen einer Schulveranstaltung erfasst.

Lernziele der Lektion

Die Abwesenheit wegen einer Schulveranstaltung erfassen können

Detailansicht Schulveranstaltung

  • Öffnen Sie das Modul Termine.
  • Klicken Sie auf den Menüpunkt eigene Termine.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
  • Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Art des Termins.
  • Wählen Sie den Eintrag Schulveranstaltung.
  • Klicken Sie in das Eingabefeld Betreff.
  • Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <Schulschikurs>.
  • Klicken Sie in das Eingabefeld Ort.
  • Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <Obertauern>.

Zeit

  • Klicken Sie die Datumschaltfläche Beginn.
  • Wählen Sie das Beginndatum aus.

Eingabe der Beginnzeit

Eingabe der Beginnzeit
  • Klicken Sie in das Datumfeld Beginn und markieren Sie die Uhrzeit.
  • Geben Sie die Beginnzeit ein.
Auswahl einer vordefinierten Dauer
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Vormittags.

    Der Termin erhält die Dauer 07:00 - 12:00
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachmittags.

    Der Termin erhält die Dauer 12:00 - 00:00
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ganztags.

    Der Termin erhält die Dauer 07:00 - 24:00

(Info) Die Dauer dieser Schaltflächen sind in Schlüsseltabellen definiert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Schlüsseltabellen für die Terminverwaltung.

Eingabe der Fahrzeit

Jede Teilnehmerin bzw. jeder Teilnehmer des Termins kann die Fahrzeit für die An- und Abreise erfassen, welche Auswirkung für die Supplierplanung und Dienstverhinderung hat.

  • Klicken Sie in das Eingabefeld Fahrzeit (Std:Min).
  • Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <01:30>.
Eingabe der Endezeit

(Info) Wenn Sie die Schaltflächen für die Dauer verwendet haben, wurde das Ende bereits beschrieben.

Option

  • Klicken Sie die Datumschaltfläche Ende.
  • Wählen Sie das Endedatum aus.
  • Klicken Sie in das Datumfeld Ende und markieren Sie die Uhrzeit.
  • Geben Sie das Ende des Termins ein.
  • Klicken Sie in das Eingabefeld Fahrzeit (Std:Min).
  • Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <01:30>.

Hinweis

Ist eine Teilnehmerin bzw. ein Teilnehmer nicht die volle Termindauer anwesend (z.B. nimmt später an dem Termin teil), so muss das nicht im Termin abgebildet werden, sondern wird organisatorisch gelöst.

Adressaten hinzufügen und entfernen

Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Adressaten hinzufügen und entfernen.

Gelöschte Termine

Die Details zu bereits gelöschten Terminen können nicht mehr geöffnet werden.

Schülerinnen bzw. Schüler zuordnen

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler/innen.

Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Schülerinnen bzw. Schüler zuordnen.

Supplierrelevant

Sie können den Termin als supplierrelevant kennzeichnen. Dadurch wird der Termin in der Supplierplanung als "verplant" berücksichtigt.
(Info) Je nach Termin wird das Häkchen voreingestellt aktiviert bzw. deaktiviert.

  • Aktivieren Sie das Häkchen für Supplierrelevant.

Konsignationsrelevant

  • Aktivieren Sie das Häkchen für Konsignationsrelevant.

Wenn der Termin konsignationsrelevant ist, erhalten die Teilnehmer eine Nachricht im Posteingang. Über die Nachricht öffnen die Teilnehmer die Detailansicht des Termines und werden beim Verlassen auf die Konsignationsrelevanz hingewiesen. Die Teilnehmer können von dort aus die Konsignation anlegen wenn sie auf die Schaltfläche Ja klicken.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Konsignationen zu Termin.

Anzeige im Schulkalender

  • Aktivieren Sie das Häkchen für Anzeige im Schulkalender.

    Dadurch wird der Termin im Kalender der Schule angezeigt.
    Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Registerkarte Schultermine.

Termin zuletzt bearbeitet von

In diesem Feld wird der Name der Benutzerin bzw. des Benutzers angezeigt durch welche der Termin zuletzt bearbeitet wurde.
Im Datumfeld wird das Datum und die Uhrzeit angezeigt, zu dem der Termin zuletzt bearbeitet wurde.

Zusatzfelder

  • Klicken Sie auf den Tabreiter Zusatzfelder.
  • Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Veranst.Leitung.
  • Wählen Sie den benötigten Eintrag.
  • Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Veranst.Art.
  • Wählen Sie den benötigten Eintrag z.B. <Wintersportwoche>.
    (Info) Die Werte dieses Feldes werden in der Schlüsseltabelle konfiguriert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Schlüsseltabellen für die Terminverwaltung.
  • Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Absenzgrund.
  • Wählen Sie den benötigten Eintrag z.B. <Projekt-, Sportwoche>.
    (Info) Die Werte dieses Feldes werden in der Schlüsseltabelle "Dienstverhinderungen" konfiguriert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Schlüsseltabellen für die Terminverwaltung.
Kontaktdaten

Diese Felder dienen zur Eingabe der Kontaktperson der Veranstaltung, z.B. Unterkunft beim Schulschikurs.

  • Klicken Sie in das Eingabefeld Kontaktperson.
  • Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <Meier Max>.
  • Klicken Sie in das Eingabefeld Telefon.
  • Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <+43 555 1234567>.
Beschlussdatum
  • Klicken Sie in das Datumfeld Beschlussdatum.
  • Wählen Sie das benötigte Datum aus.
Ausland

Wenn die Schulveranstaltung im Ausland stattfindet, können Sie dies durch aktivieren des Häkchens Ausland kennzeichnen.

  • Aktivieren Sie das Häkchen für Ausland.

    (Warnung) Schulveranstaltungen im Ausland müssen durch die IKanzlei genehmigt werden!
Personal

Hinweis

Sie können für die Schulveranstaltung das teilnehmende Lehrpersonal erfassen. Für jede Person können Sie mehrere zusätzlichen Qualifikationen auswählen.
Wie man die Qualifikationen der Lehrpersonen erfasst, erfahren Sie im Kapitel Bildung.

Teilnehmende Personen werden beim Speichern der Schulveranstaltung automatisch in die Adressatenliste Teilnehmer wählen übernommen. Sind Personen in der Liste mehrmals vorhanden (mehrere Qualifikationen), scheinen sie nur einmal in der Adressatenliste als Teilnehmer auf.

  • Klicken Sie in das Einfachauswahlfeld Teilnehmendes Lehrpersonal des Mehrfachauswahlfeldes Teilnehmendes Lehrpersonal.
  • Wählen Sie den benötigten Eintrag.
  • Klicken Sie in das Einfachauswahlfeld Zusätzliche Qualifikation.
  • Wählen Sie den benötigten Eintrag.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche + um den Eintrag in die Mehrfachauswahlliste aufzunehmen.
Begleitpersonen
  • Klicken Sie in das Eingabefeld Name des Mehrfachauswahlfeldes Begleitpersonen.
  • Geben Sie den Namen der Begleitpersonen ein.
  • Klicken Sie in das Eingabefeld Vorname.
  • Geben Sie den Vornamen der Begleitpersonen ein.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche + um den Eintrag in die Mehrfachauswahlliste aufzunehmen.
Teilnehmende Klassen

In dieser Tabelle werden die Klassen und die Anzahl, Prozent der Klasse der teilnehmenden Schülerinnen bzw. Schüler angezeigt.

Die Berechnung und Anzeige erfolgt beim Speichern des Termins und bezieht sich auf die zum Zeitpunkt des Speicherns aktuelle KGE.
Bei nachträglicher Änderung der KGE ändern sich im Termin weder die teilnehmenden Schülerinnen bzw. Schüler, noch die angezeigten Werte pro Klasse.

Statustabelle

In dieser Tabelle werden Ereignisse des Termines angezeigt:

  • Angelegt durch Benutzer
  • Weitergeleitet durch Benutzer an Rolle
  • Bestätigt durch Benutzer
  • Abgelehnt durch Benutzer
  • Abrechnung an IK weitergeleitet durch Benutzer

Teilnahmestatus

Über diese Schaltflächen können Sie den Status von Terminen für Teilnehmer verändern.
Es wird in drei Status unterschieden und dieser aktuelle Status wird für Teilnehmer in der Termindetailansicht im Feld Teilnahmestatus angezeigt:

  • nicht definiert = noch nicht entschieden
  • teilgenommen = nimmt teil
  • nicht teilgenommen = nimmt nicht teil

Je nach Terminart haben Termine bei Anlage unterschiedlichen Status. Nicht genehmigungspflichtige Termine haben standardmäßig den Status "teilgenommen" genehmigungspflichtige den Status "Nicht definiert".
Hat ein Termin für Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Schülerinnen und Schüler den Status "Teilgenommen" oder "Nicht definiert", so wird er in den Terminübersichten für diese als gültiger Termin angezeigt.
Mit Status "Nicht teilgenommen", wird der Termin für die betroffenen Personen ausgegraut dargestellt, gleich wie zurückgenommen.

Termin senden

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

(Info) Nach dem Senden des Termins kann die Terminart nicht mehr geändert werden.
Der gesendete Termin erscheint bei den Adressaten im Terminplan bei den eigenen Terminen und als neue Nachricht im Postfach Eingelangt. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Eingelangt.
Bei Ihnen ist der Termin bei den gesendeten Terminen sichtbar. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Gesendete Termine.

Antrag weiterleiten

Hinweis

Es können nur bestimmte Terminarten weitergeleitet werden.
(Info) Die weiterleitbaren Terminarten werden in der Spalte weiterleiten der Schlüsseltabelle Terminarten konfiguriert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Wartung der Schlüsseltabellen.

Sie können den genehmigungspflichtigen Termin zur Genehmigung weiterleiten.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Antrag Weiterleiten.

    (Info) Der Termin kann danach nicht weiter bearbeitet werden.

Die Weiterleitung erfolgt laut Arbeitsablaufdefinition.
Für jede genehmigungspflichtige Terminart wird ein eigener Arbeitsablauf verwendet. Information über Arbeitsabläufe finden Sie im Kapitel Lektionen Arbeitsablauf.

Hinweis

Mit Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten, wird der erste Schritt der Arbeitsablaufdefinition ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.

Bei Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten durch die erste Empfangsrolle, wird der zweite Schritt der Arbeitsablaufdefinition zum Arbeitsablauf "Genehmigung von Terminen" ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle (z.B. IK) erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.

Drucksorten und Beilagen

Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Drucksorten und Beilagen.

Genehmigungspflichtige Termine

Hinweis

Genehmigungspflichtige Terminarten können nur von dafür berechtigten Benutzerinnen bzw. Benutzern (Schulleitung und IK) im Status über die Schaltflächen Bestätigen und Ablehnen geändert werden. Die Berechtigungen werden über die Zugriffsrechte (Rollen und Rechte) gesteuert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Lektionen Berechtigungen.

Abrechnung an IK weiterleiten

Die Schaltfläche steht zur Verfügung stehen, wenn der Termin über die Schaltfläche Bestätigen bestätigt wurde. Bis dahin ist die Schaltfläche inaktiv.
Abgelehnte Termine können nicht an IK weitergeleitet werden.

Sie können den Termin zur Abrechnung an die IKanzlei weiterleiten. Die Weiterleitung erfolgt laut Arbeitsablaufdefinition.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung an IK weiterleiten.

Die Weiterleitung erfolgt laut Arbeitsablaufdefinition.
Für jede genehmigungspflichtige Terminart wird ein eigener Arbeitsablauf verwendet. Information über Arbeitsabläufe finden Sie im Kapitel Lektionen Arbeitsablauf.

Hinweis

Mit Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten, wird der erste Schritt der Arbeitsablaufdefinition ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.

Bei Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten durch die erste Empfangsrolle, wird der zweite Schritt der Arbeitsablaufdefinition zum Arbeitsablauf "Genehmigung von Terminen" ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle "IK" erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.

IKanzlei

In der IKanzlei kann der Termin bestätigt oder abgelehnt werden.

Termin bestätigen

(Warnung) Diese Funktion steht für Benutzerinnen und Benutzern mit den Rollen Schulleitung und BSI zur Verfügung.
Mit der Schaltfläche Bestätigen können Sie einen Termin genehmigen und damit den Terminstatus für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf "Teilgenommen" setzen.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.

    Die Schaltfläche Bestätigen wurde dadurch deaktiviert.

Hinweis

Wenn bei einem bestätigten, genehmigungspflichtigen Termin von einer Benutzerin bzw. einem Benutzer weitere Adressaten hinzugefügt werden, wird eine Informationsmeldung nach dem Speichern im Adressierungsdialog angezeigt. Es wird ein Statuseintrag und eine Nachricht im Posteingang erstellt.

Termin ablehnen

(Warnung) Diese Funktion steht für Benutzerinnen und Benutzern mit den Rollen Schulleitung und BSI zur Verfügung.
Mit der Schaltfläche Ablehnen können Sie einen Termin nicht genehmigen und den Terminstatus für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf "Nicht teilgenommen" setzen.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.

    Eine Bearbeitung des Termines ist nicht mehr möglich, alle Felder wurden deaktiviert.
    Der Wechsel vom Status "Abgelehnt" auf "Bestätigt" ist nicht möglich.
    Der Termin wird in der Terminübersicht grau (als "zurückgenommen") dargestellt.

Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Neuen Termin erstellen.

Zusammenfassung der Lektion

Nun können Sie

  • die Abwesenheit wegen einer Schulveranstaltung erfassen.
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