Lektion: Detailansicht Sonstige Termine
Zielgruppe
- BSI
- Schulleiter
- Lehrpersonal
Überblick über die Lektion
Hier lernen Sie wie man die Abwesenheit wegen sonstiger Termine erfasst.
Lernziele der Lektion
Die Abwesenheit wegen sonstiger Termine erfassen können
Detailansicht sonstige Termine
- Öffnen Sie das Modul Termine.
- Klicken Sie auf den Menüpunkt eigene Termine.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
- Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Art des Termins.
- Wählen Sie den Eintrag Sonstige.
- Klicken Sie in das Eingabefeld Betreff.
- Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <Sonderurlaub>.
- Klicken Sie in das Eingabefeld Ort.
- Geben Sie den benötigten Wert ein z.B. <1010 Wien>.
Supplierrelevant
Termine vom Typ Sonstige sind immer supplierrelevant, das Häkchen wurde daher aktiviert.
Konsignationsrelevant
- Aktivieren Sie das Häkchen für Konsignationsrelevant.
Wenn der Termin konsignationsrelevant ist, erhalten die Teilnehmer eine Nachricht im Posteingang. Über die Nachricht öffnen die Teilnehmer die Detailansicht des Termines und werden beim Verlassen auf die Konsignationsrelevanz hingewiesen. Die Teilnehmer können von dort aus die Konsignation anlegen wenn sie auf die Schaltfläche Ja klicken.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Konsignationen zu Termin.
Anzeige im Schulkalender
- Aktivieren Sie das Häkchen für Anzeige im Schulkalender.
Dadurch wird der Termin im Kalender der Schule angezeigt.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Registerkarte Schultermine.
Absenzgrund
- Klicken Sie auf den Tabreiter Zusatzfelder.
- Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Absenzgrund.
- Wählen Sie den benötigten Eintrag.
Statustabelle
In dieser Tabelle werden Ereignisse des Termines angezeigt:
- Angelegt durch Benutzer
- Weitergeleitet durch Benutzer an Rolle
- Bestätigt durch Benutzer
- Abgelehnt durch Benutzer
- Abrechnung an IK weitergeleitet durch Benutzer
Teilnahmestatus
Über diese Schaltflächen können Sie den Status von Terminen für Teilnehmer verändern.
Es wird in drei Status unterschieden und dieser aktuelle Status wird für Teilnehmer in der Termindetailansicht im Feld Teilnahmestatus angezeigt:
- nicht definiert = noch nicht entschieden
- teilgenommen = nimmt teil
- nicht teilgenommen = nimmt nicht teil
Je nach Terminart haben Termine bei Anlage unterschiedlichen Status. Nicht genehmigungspflichtige Termine haben standardmäßig den Status "teilgenommen" genehmigungspflichtige den Status "Nicht definiert".
Hat ein Termin für Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Schülerinnen und Schüler den Status "Teilgenommen" oder "Nicht definiert", so wird er in den Terminübersichten für diese als gültiger Termin angezeigt.
Mit Status "Nicht teilgenommen", wird der Termin für die betroffenen Personen ausgegraut dargestellt, gleich wie zurückgenommen.
Termin ablehnen
Diese Funktion steht für Benutzerinnen und Benutzern mit den Rollen Schulleitung und BSI zur Verfügung.
Mit der Schaltfläche Ablehnen können Sie einen Termin nicht genehmigen und den Terminstatus für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf "Nicht teilgenommen" setzen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.
Eine Bearbeitung des Termines ist nicht mehr möglich, alle Felder wurden deaktiviert.
Der Wechsel vom Status "Abgelehnt" auf "Bestätigt" ist nicht möglich.
Der Termin wird in der Terminübersicht grau (als "zurückgenommen") dargestellt.
Termin bestätigen
Diese Funktion steht für Benutzerinnen und Benutzern mit den Rollen Schulleitung und BSI zur Verfügung.
Mit der Schaltfläche Bestätigen können Sie einen Termin genehmigen und damit den Terminstatus für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf "Teilgenommen" setzen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
Die Schaltfläche Bestätigen wurde dadurch deaktiviert.
Hinweis
Wenn bei einem bestätigten, genehmigungspflichtigen Termin von einer Benutzerin bzw. einem Benutzer weitere Adressaten hinzugefügt werden, wird eine Informationsmeldung nach dem Speichern im Adressierungsdialog angezeigt. Es wird ein Statuseintrag und eine Nachricht im Posteingang erstellt.
Termin senden
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Nach dem Senden des Termins kann die Terminart nicht mehr geändert werden.
Der gesendete Termin erscheint bei den Adressaten im Terminplan bei den eigenen Terminen und als neue Nachricht im Postfach Eingelangt. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Eingelangt.
Bei Ihnen ist der Termin bei den gesendeten Terminen sichtbar. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Gesendete Termine.
Antrag weiterleiten
Hinweis
Es können nur bestimmte Terminarten weitergeleitet werden.
Die weiterleitbaren Terminarten werden in der Spalte weiterleiten der Schlüsseltabelle Terminarten konfiguriert. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Wartung der Schlüsseltabellen.
Sie können den genehmigungspflichtigen Termin zur Genehmigung weiterleiten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Antrag Weiterleiten.
Der Termin kann danach nicht weiter bearbeitet werden.
Die Weiterleitung erfolgt laut Arbeitsablaufdefinition.
Für jede genehmigungspflichtige Terminart wird ein eigener Arbeitsablauf verwendet. Information über Arbeitsabläufe finden Sie im Kapitel Lektionen Arbeitsablauf.
Hinweis
Mit Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten, wird der erste Schritt der Arbeitsablaufdefinition ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.
Bei Klick auf die Schaltfläche Antrag weiterleiten durch die erste Empfangsrolle, wird der zweite Schritt der Arbeitsablaufdefinition zum Arbeitsablauf "Genehmigung von Terminen" ausgeführt und die entsprechende Empfangsrolle (z.B. IK) erhält eine Nachricht im Posteingang vom Typ "Terminnachricht" mit einem Querverweis auf die Termindetailansicht.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Neuen Termin erstellen.
Zusammenfassung der Lektion
Nun können Sie
- die Abwesenheit wegen sonstiger Termine erfassen.