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Lassen Sie sich Schritt für Schritt durch den Arbeitsablauf führen und wählen Sie bitte - gemäß Ihrer Funktion - aus dem unten stehenden Register.

Freigabe Abrechnung

 in Arbeit ...

 Klick/ArbeitsschrittHinweis/AnweisungWeitere Information
1

9XXX123
in
Abrechnung Schule


"Freigabe Abrechnung" wird angezeigt
2





SchuleVoreingestellt 
VZRVoreingestellt Nach getroffener Auswahl
BearbeitungszeitraumBearbeitungszeitraum für gewählten VZR wird angezeigtVorsicht: Bearbeitung nur innerhalb des angezeigten Zeitraums möglich!
letzte Bearbeitungletzter Bearbeitungszeitpunkt wird angezeigt 
freigegeben✓ wenn freigegeben 

1

"Protokoll" wird angezeigtZeitpunkte der Bearbeitung werden protokolliert
3

Filter anwenden

Zuerst nach gewünschten Kriterien filtern

Wenn nach Klassen gefiltert werden soll → Eingabe z.B.: 4a*

Vorsicht: Ohne * Filterung nicht möglich


Übersicht Schüler/innen nach gefilterten Kriterien

 Bildschirmansicht...

Screenshot folgt!

 

Klick auf Pfeiltasten in den Spaltenüberschriften sortiert die angezeigten Einträge auf- oder absteigend

  • Nachname
     
  • Vorname
  • Klasse
  • Betr (Betreuung): Anzahl der zu verrechnenden Betreuungstage / Zahlungsbetrag in €
  • Betr sf (Betreuung schulfrei): Betreuung an schulfreien Tagen für Campus-Schulen
  • Essen: Anzahl der zu verrechnenden Essenstage / Zahlungsbetrag in €
  • Jause: Anzahl der zu verrechnenden Jausentage / Zahlungsbetrag in €
  • RV Betr (Rückverrechnung Betreuungsgeld): Anzahl der zu rück- bzw. nachzuverrechnenden Betreuungstage / Zahlungsbetrag in €
  • RV Ess (Rückverrechnung Essen): Anzahl der zu rück- bzw. nachzuverrechnenden Essenstage / Zahlungsbetrag in €
  • % Be (% Betreuung): Prozentsatz des Betreuungsbeitrags (Abhänging von Bemessungsgrundlage)
  • % Es (% Essen): Prozentsatz des Essensbeitrags (Abhänging von Bemessungsgrundlage)
  • Gesamt: Zu bezahlender Gesamtbetrag
  • Beim Sortieren werden Schulwechsler mit einem orangenen Warndreieck angezeigt

4

Neu laden

Aktualisiert alle Eingaben

  • Essens- bzw. Jausenbestellungen
  • Bemessungsgrundlagen
  • Termine
  • Schülerfehlzeiten

5
 

Freigabe

Gibt Abrechnung zur weiteren Bearbeitung an Buchhaltungsabteilung frei

✓ wird gesetzt
6 BearbeitenEinen oder mehrere Datensätze durch ✓  markieren → "Freigabe Abrechnung Details pro Person" wird angezeigt
Weiter zur Hilfeseite  "Freigabe Abrechnung Details pro Person" 
Mustermann"Freigabe Abrechnung Details pro Person" wird angezeigt
7

Drucken

Zuerst einen oder mehrere Datensätze durch ✓  markieren

Bei Fehlermeldung → Herunterladen → über xls-Ansicht öffnen/speichern → drucken

8ZurückZurück zur Ansicht "Abrechnung Schule" 

Freigabe der Abrechnung

Zielgruppe

  • MA56
  • Schulleiter
  • Freizeitleiter

Überblick über die Lektion

Hier lernen Sie wie man die zur Verrechnung (MA06) zu übermittelnden tatsächlichen Beträge (über Anzahl) prüft, anpasst und freigibt.

Lernziele der Lektion

Abrechnungen freigeben können.

Abrechnungen

Hier sehen sie die Schulkennzahl, Anschrift der Schule und den Verrechnungszeitraum.
Hier eine Abbildung wenn der Bearbeitungszeitraum erreicht ist:

 

Und wenn der Bearbeitungszeitraum noch nicht erreicht wurde.


  • Verwenden Sie die Felder des Filters um die Ergebnisse einzuschränken.
  • Wählen Sie den benötigten Eintrag ("Schüler/innen" oder "Personal").
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden.

 

Spalten der Tabelle

(Info) Für Essensbezieher vom Typ "Personal" stehen nicht alle Spalten zur Verfügung.

Betreuung

(Info) Diese Spalte steht nur bei Schülerinnen und Schülern zur Verfügung.
Hier wird die Anzahl der Tage für die Betreuung angefallen ist angezeigt. Nach dem Schrägstrich wird der daraus resultierende Betrag hierfür der verrechnet angezeigt.

Hinweis

Ob eine Schülerin bzw. ein Schüler im Sinne der Betreuungsabrechnung an einem Tag als abwesend gilt oder nicht, folgt folgender Definition:

Wenn für die Schülerin bzw. den Schüler an einem Tag ein Termin der Terminart "Schülerabwesenheit" eingetragen ist und der Termin

  • entschuldigt (nicht genehmigungspflichtig)
  • ganztägig oder von 07:00 - 24:00 ist,

oder der Termin

  • Ansuchen um Fernbleiben (genehmigungspflichtig)
  • ganztägig oder von 07:00 - 24:00 ist.

Eine Betreuungsverrechnung erfolgt weiters nicht für mehrtägige (ab mind. 2 Tagen) Schulveranstaltungen - siehe Terminart „Schulveranstaltung“.

Essen

Hier wird die Anzahl der Tage für das Essen angefallen ist angezeigt. Nach dem Schrägstrich wird der daraus resultierende Betrag hierfür der verrechnet angezeigt.

Jause

Hier wird die Anzahl der Tage für die Jause angefallen ist angezeigt. Nach dem Schrägstrich wird der daraus resultierende Betrag hierfür der verrechnet angezeigt.

RV-Betreuung

(Info) Diese Spalte steht nur bei Schülerinnen und Schülern zur Verfügung.
Aus der Registerkarte GTB der Schülerin bzw. des Schülers im Bereich Rückverrechnung wird hier die Anzahl der Tage für die Betreuung aus der Registerkarte GTB angefallen ist angezeigt. Nach dem Schrägstrich wird der daraus resultierende Betrag hierfür der verrechnet angezeigt.

RV-Essen

(Info) Diese Spalte steht nur bei Schülerinnen und Schülern zur Verfügung.
Aus der Registerkarte GTB der Schülerin bzw. des Schülers im Bereich Rückverrechnung wird hier die Anzahl der Tage für das Essen aus der Registerkarte GTB angefallen ist angezeigt. Nach dem Schrägstrich wird der daraus resultierende Betrag hierfür der verrechnet angezeigt.

% Betreuung

(Info) Diese Spalte steht nur bei Schülerinnen und Schülern zur Verfügung.
Hier wird der Prozentsatz der sich im Verrechnungszeitraum aufgrund der Bemessungsgrundlage für diese Schülerin bzw. Schüler ergibt angezeigt.

% Essen

Hier wird der Prozentsatz der sich im Verrechnungszeitraum aufgrund der Bemessungsgrundlage für diese Schülerin bzw. Schüler ergibt angezeigt.

Gesamt

Hier wird die Summe der Beträge aus Betreuung, Essen, Jause sowie deren Rückverrechnungen angezeigt.

Gesamtabsenz der Schülerin bzw. des Schülers

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche (Info).

    Die Drucksorte der Gesamtabsenz der Schülerin bzw. des Schülers wird erstellt.

Neu laden

Alle Daten der in der Tabelle angezeigten Schülerinnen und Schüler werden neu ermittelt.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu laden.

Abrechnung bearbeiten

Abrechnung freigeben

  • Aktivieren Sie das Häkchen für die freizugebende Abrechnung.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabe.

Für die Freigabe benötigte Daten

  • SAP code der Schlüsseltabelle Land. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Wartung der Schlüsseltabellen.
  • PSP Element bei der Schule. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel PSP Element der Schule.
  • eMail Adresse der erstellenden Person
  • eMail Adresse des Freizeitleiters
  • Rolle des Freizeitleiters korrekt eingestellt (nicht leer)
    Das ist im Allgemeinen ein andere Benutzer als auf RK GTB unter Freizeit... erfasst wird.
  • alle Schüler müssen zumindest eine Person unter zahlungsverpflichtet aufgeführt haben

Hinweis

An welches SAP System die Modul 11 GTB Verrechnung gesendet wird, wird als Flag in der RK Stammdaten der Schule eingestellt.

  • Ist das Flag „GTB Verrechnung“ gesetzt, werden bei einem GTB-Standort die Verrechnungsdaten an das in den Systemeinstellungen angegebene WEB-Service geschickt.
  • Ist das Flag „GTB Verrechnung“ nicht gesetzt, werden bei einem GTB-Standort die Verrechnungsdaten an das in den Systemeinstellungen angegebene WEB-Service geschickt.
  • Das Flag „GTB Verrechnung“ ist nicht zeitbereichsgeführt – d.h. bei einer Änderung des Flags werden in WiSion keine Aktionen ausgelöst.
  • Das Flag „GTB Verrechnung“ wird zum Zeitpunkt der Verrechnungsdatenübertragung ausgewertet – somit ist nach einer Änderung des Flags kein Neustart oder Neueinstieg notwendig.

Zusammenfassung der Lektion

Nun können Sie

  • Abrechnungen freigeben.
  • Keine Stichwörter