KGE-Übergang "aktuelles Schuljahr" → "Planungsjahr"
| Klick/Arbeitsschritt | Hinweis/Anweisung | Weitere Information | |
| 1 | Jahresübergang KGE Übergang | Hauptansicht "KGE-Übergang XX/YY (aktuelles SJ) nach YY/ZZ (Planungsjahr)" wird angezeigt | |
| 2
| Automatischer Jahresübergang | Läuft im Hintergrund | KGE im Planungsjahr wird angelegt → Neue Klassen/Grupen können angelegt werden (Nach Schülereinschreibung bzw. Schüleraufnahme) |
durchgeführt am | Datum voreingestellt | An diesem Tag wird der "Automatische Jahresübergang" durchgeführt | |
| auf Grundlage von KGE | Wird bei Durchführung des automatischen Jahresübergangs eingestellt | Greift auf aktuelle KGE zurück | |
| gültig von | |||
| gültig bis | |||
| auf Grundlage von LFV | Wird bei Durchführung des automatischen Jahresübergangs eingestellt | Greift auf aktuelle LFV zurück | |
| gültig von | |||
| gültig bis | |||
| 3 | Manueller Jahresübergang | Dient der Korrektur - wenn Daten des automatischen Jahresübergangs verändert werden sollen | Erst möglich, nachdem der automatische Jahresübergang durchgeführt wurde |
| auf Grundlage von KGE * | Ändern/auswählen über | ||
| gültig von | Wird nach Auswahl einer KGE automatisch eingetragen | ||
| gültig bis | |||
| auf Grundlage von LFV * | Wird nach Auswahl der KGE automatisch eingetragen | Wenn mehrere LFV zur Auswahl → Ändern/auswählen über | |
| gültig von | Wird nach Auswahl einer LFV automatisch eingetragen | ||
| gültig bis | |||
Jahresübergang starten |
| Wenn versucht wird einen manuellen Jahresübergang vor dem automatischen Jahresübergang durchzuführen erfolgt eine Fehlermeldung "Der Jahresübergang von Schuljahr {0} nach {1} ist noch nicht erfolgt." → Schließen |
Jahresübergang
Zielgruppe
- Schulleiter
Inhalt
Jahresübergang
Der Jahresübergang übernimmt die Aufgabe, zu einem bestimmten Datum automatisch für das nächste Schuljahr Daten anzulegen.
Dies kann in auch manuell passieren. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Jahresübergang manuell starten.
Grundlage hierfür bildet jeweils eine KGE.
Folgende Daten werden im Planungs-Schuljahr angelegt
- fortgeschriebene Klassen
- fortgeschriebene Gruppen - die Merkmale der Gruppen bleiben erhalten, die Schülerzuordnungen werden gelöscht.
- Schülergruppe (z.B. für UÜ, FG, Förderangebote)
- Aufsicht
- externe Gruppe
- Klassen zugeordnete Gruppen
- fortgeschriebene KGE
- fortgeschriebene Schülerinnen und Schüler mit Merkmalen
- fortgeschriebene Lehrpersonen mit Zuordnungen und Merkmalen
- fortgeschriebene Schülerzuordnungen
- fortgeschriebene LFV
- fortgeschriebener Stundenplan
- fortgeschriebene Zuordnungen von Lehrpersonen
- fortgeschriebenes Kontingent
Die Gruppen "gelenkte Freizeit" und "ungelenkte Freizeit" werden nicht angelegt, wenn sie nicht zumindest einer Klasse zugeordnet sind.
Die fortgeschriebenen Daten können im Planungs-Schuljahr eingesehen werden.
Der Jahresübergang geht generell davon aus, dass sämtliche betroffenen Schülerinnen und Schüler mit dem Jahresübergangskennzeichen "aufsteigen" zu behandeln sind. Wenn das Abschlusskennzeichen geändert wird, wirkt sich dies auf den Status im Planungsjahr aus.
Beispiel
Wenn eine Schülerin bzw. ein Schüler die Schulstufe wiederholen muss, wird die Zuweisung in die Klassen- und Gruppeneinteilung in der Folgeklasse des Planungsjahres entfernt und dafür in der Wiederholungsklasse erstellt.
Die automatische Jahresfortschreibung findet automatisch zu einem vom Superuser definierten Datum statt.
Die Definition, wie die Jahresfortschreibung erfolgen soll, wird vom System berechnet z.b. welche Schülerinnen und Schüler des aktuellen Schuljahres werden welche Klassen und Gruppen des neuen (zukünftigen) Schuljahres besuchen.
Es können für das nächste Schuljahr neue Klassen und Gruppen angelegt werden. Für den Start der Jahresfortschreibung ist keine Freigabe seitens der Schulen erforderlich.
Damit kann schon zu einem sehr frühen Zeitpunkt von der Schule parallel zum aktuellen Schuljahr geplant werden und vor Beginn des neuen Schuljahres können die Planungsdaten 1:1 übernommen werden.
Basis für den automatischen Jahresübergang ist jene Klassen- und Gruppeneinteilung des aktuellen Jahres, welche zum Zeitpunkt der automatischen Fortschreibung gültig ist. Bei PS Schulen wird (sofern die Orientierungsphasen abgeschlossen sind) die Klassen- und Gruppeneinteilung des aktuellen Jahres verwendet, in welcher die letzte Orientierungsphase zugeordnet ist.
Basis für den manuell gestarteten Jahresübergang ist die aktuell gewählte Klassen- und Gruppeneinteilung.
Information zur Administration der Schuljahre finden Sie im Kapitel Administration der Schuljahre.
Schüler
Hinweis
Sämtliche Übergänge (Klassen/Gruppen und Schülerinnen bzw. Schüler) werden automatisch angelegt, daher ist kein unbedingter Eingriff der Schulleitung in den Jahresübergang erforderlich.
Änderungen an der neuen Klassen- und Gruppeneinteilung sind auch nach dem Jahresübergang noch möglich. Damit müssen sich ungeübte Benutzer und Benutzerinnen mit dem Jahresübergang nicht auseinandersetzen.
Schließt die Schülerin bzw. der Schüler ein Schuljahr ab (durch Zeugnis und/oder Austritt), wird das Jahresübergangs-Kennzeichen automatisch auf "aufsteigen", "wiederholen" oder "nicht mehr am Schulstandort" gesetzt und kann anschließend nicht mehr geändert werden.
Mehr Information dazu finden Sie in den Kapitel Lektionen Schülerdaten und Schülerdaten Laufbahn.
Klassen und Gruppen
In PS Schulen wird die KGE durch kopieren der ausgewählten KGE durchgeführt. Alle in der ausgewählten KGE vorhandenen Klassen und Gruppen, sowie deren Zuordnungen zur KGE bleiben im nächsten Schuljahr ident erhalten.
Für den durch das System automatisch durchgeführten Jahresübergang wird in der die letzte Phase der Orientierungsphase enthaltene KGE verwendet.
Hinweis
Ident fortzuschreibende Klassen werden kopiert/unverändert fortgeschrieben, das heißt alle Merkmale bleiben ident erhalten.
Das sind:
- Vorschulklasse
- BVJ
- BVL
- NQL
- PS
- primäre Schulstufe = mehrstufig
Abschlussklassen
Abschlussklassen werden NICHT fortgeschrieben.
Das sind Klassen:
- Schulart = VS mit „primäre Schulstufe“ = 4
- Schulart = HS/NMS mit „primäre Schulstufe“ = 8
- „primäre Schulstufe“ entspricht der letzten Schulstufe der im Datenfeld „primäre Stundentafel“ ausgewählten Stundentafel.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Klasse anlegen.
Stundentafel
Wenn im Planungsjahr eine Stundentafel zugeordnet ist, die keine Gültigkeit mehr aufweist, wird automatisch die der Schulart entsprechende subsidiäre Stundentafel, welche für den Standort freigegeben ist, zugeordnet.
Wenn es keine entsprechende Stundentafel gibt, wird der manuell gestartete Jahresübergang wird mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Beim automatischen Start wird eine Nachricht an die Schulleitung gesendet.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Lektionen Stundentafel.
Personal
Personen die bis zum Schuljahresende der Schule zugeteilt sind, sind durch den Jahresübergang auch im Planungsjahr planbar. Wenn die Zuteilung ohnehin in das Planungsjahr reicht, wird durch den Jahresübergang nichts geändert.
Hinweis
- Wenn die Zuteilung zumindest einen Tag vor Schuljahresende endet, ist die Person in Planungsjahr nicht verfügbar. Mehr Information finden Sie im Kapitel Personalliste Archiv.
- Rest-Supplierverpflichtungen werden beim Jahresübergang nicht berücksichtigt.
- Schulwarte werden beim Jahresübergang nicht berücksichtigt, sie werden im Planungsjahr neu eingespielt. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Administration der Schulwarte.
- Dummy-Personen ohne LFV-Eintrag werden nicht fortgeschrieben.
Zu- und Abschläge
Die KV-Zulage wird bei der Fortschreibung der Klassen berücksichtigt.
Der Abschlag Schulleitung wird fortgeschrieben.
Manuell eingetragene Zu- und Abschläge bei denen das gültig bis Datum gleich dem Ende des aktuellen Schuljahres ist, werden fortgeschrieben.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Zulagen und Abschläge.
Rechte und Aufgaben
Die automatisch erstellten Rechte und Aufgaben werden nicht kopiert sondern neu berechnet und automatisch erstellt.
Manuell eingetragene Rechte und Aufgaben bei denen das gültig bis Datum gleich dem Ende des aktuellen Schuljahres ist, werden fortgeschrieben.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Rechte und Aufgaben.