Lektion: Posteingang
Zielgruppe
- Administratoren
- Superuser
- SSR
- MA56
- Schulleiter
- Schulwart
Überblick über die Lektion
Hier lernen Sie wie man wie man das Postfach "Eingelangt" öffnet.
Lernziele der Lektion
das Postfach "Eingelangt" und Nachrichten öffnen können.
Posteingang
Eingelangt vs. Weitergeleitet
Nachrichten im Postfach Eingelangt wurden dort auf Grund von Arbeitsabläufen, Terminerinnerungen oder sonstigen Erinnerungen automatisch abgelegt.
Nachrichten im Postfach Weitergeleitet wurden durch Benutzerinnen bzw. Benutzer selbst ausgelöst bzw. die Nachricht durch die Personen weitergeleitet.
Wenn der Menüeintrag Kommunikation fett angezeigt und eine Zahl in eckigen Klammern angezeigt wird, bedeutet dies, dass Sie eine neue Nachricht in Ihren Postfächern haben. Die Zahl in den eckigen Klammern zeigt die Anzahl der ungelesenen Nachrichten.
Nachrichten können an mehrere Benutzerinnen bzw. Benutzer adressiert sein - sie werden dann an jede der Adressaten zugestellt. Wenn die Nachricht von einem anderen Adressaten geöffnet wurde, bleibt sie bei Ihnen ungelesen bis die Nachricht von Ihnen geöffnet wird.
Nachricht öffnen
- Öffnen Sie das Modul Kommunikation.
In der Klammer sehen Sie die Anzahl der ungelesenen Nachrichten. - Klicken Sie auf den Menüpunkt Eingelangt.
In der Klammer sehen Sie die Anzahl der ungelesenen Nachrichten.
Die Nachrichten werden nach Datum und Zeit sortiert. Die ältesten Nachrichten befinden sich in der Tabelle unten, die neuesten Nachrichten befinden sich in der Tabelle oben.
Sie sehen in den Spalten
- den Status - ungelesene
und gelesene 
Nachrichten - den Absender
- den Typ der Nachricht
- den Betreff
- das Datum
Neue Nachrichten werden mit einem Symbol und durch Fettschreibung hervorgehoben.
- Klicken Sie auf den Eintrag mit dem ungeöffneten Briefsymbol.
Je nach Nachrichtentyp wird der entsprechende Dialog geöffnet.
Die Nachricht ist ab nun als gelesen markiert
Bei Arbeitsabläufen wird der Arbeitsablauf bzw. der Arbeitsablaufdialog geöffnet.
Mehr Information dazu finden Sie in den entsprechenden Kapiteln der Lektionen Arbeitsablauf.
Vorhaltezeit
Sie können im Postfach eine Vorhaltezeit einstellen, nach der die älteren Nachrichten oder gelesenen Nachrichten gelöscht werden. Die Vorhaltezeit gilt für beide Postfächer.
- Klicken Sie auf das Einfachauswahlfeld Nachrichten automatisch löschen nach.
Auswahl
- Leer - Es werden alle Nachrichten angezeigt
- 1 Tag - Nachrichten älter als ein Tag werden ausgeblendet
- 7 Tage - Nachrichten älter als eine Woche werden ausgeblendet
- 14 Tage - Nachrichten älter als zwei Wochen werden ausgeblendet
- 30 Tage - Nachrichten älter als 30 Tage werden ausgeblendet
- Wählen Sie den benötigten Eintrag z.B. <7 Tage>.
Die Anzeige wird aktualisiert, es werden nur noch Nachrichten angezeigt, welche innerhalb der letzten Woche gesendet wurden.
Hinweis
Im Nachrichtentyp ist festgelegt ob die Nachricht gelöscht werden darf.
Z.B. werden SPF Nachrichten nicht automatisch durch die Vorhaltezeit gelöscht und können auch manuell nicht gelöscht werden.
Nachricht löschen
- Aktivieren Sie das Häkchen für die zu löschende Nachricht bzw. die zu löschenden Nachrichten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Markierten löschen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.
Die Nachricht wurde endgültig gelöscht.
Der zur Nachricht gehörige Arbeitsablauf wird durch das Löschen der Nachricht nicht gelöscht.
Nachrichten der Stellvertreter anzeigen
- Klicken Sie auf das Einfachauswahlfeld Nachrichten anzeigen für.
- Wählen Sie den Eintrag der Stellvertretung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden.
Die Nachrichten der Stellvertreter werden angezeigt.
- Klicken Sie auf das Einfachauswahlfeld Nachrichten anzeigen für.
- Wählen Sie den Eintrag <Meine Nachrichten>.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden.
Die eigenen Nachrichten werden angezeigt.
Bescheid freigeben
Die Daten müssen vor dem Bescheid freigeben gespeichert werden, ansonsten wird ein Hinweis angezeigt und der Vorgang abgebrochen.
- Klicken Sie auf das Einfachauswahlfeld Ergebnis.
- Wählen Sie den Eintrag "bestätigt".
- Klicken Sie in das Datumfeld Gültig ab.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bescheid freigeben.
Hinweis
Durch das Freigeben des Bescheides wird die entsprechende Drucksorte erstellt und zu den Beilagen abgelegt.
Der Arbeitsablauf ist somit abgeschlossen und wird im Geschäftsbuch abgelegt. Bei Arbeitsabläufen welche Schülerinnen bzw. Schüler betreffen wird der Arbeitsablauf in der Laufbahn der Schülerin bzw. des Schülers angelegt.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Geschäftsbuch bzw. Registerkarte Laufbahn.
Die Daten können, nachdem der Bescheid freigegeben wurde, nicht mehr geändert werden.
Bescheid ablehnen
Die Daten müssen vor dem Bescheid ablehnen gespeichert werden, ansonsten wird ein Hinweis angezeigt und der Vorgang abgebrochen.
- Klicken Sie auf das Einfachauswahlfeld Ergebnis.
- Wählen Sie den Eintrag abgelehnt.
- Klicken Sie in das Datumfeld Gültig ab.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bescheid freigeben.
Hinweis
Durch das Ablehnen des Bescheides wird die entsprechende Drucksorte erstellt und zu den Beilagen abgelegt.
Der Arbeitsablauf ist somit abgeschlossen und wird im Geschäftsbuch abgelegt.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Geschäftsbuch.
Die Daten können, nachdem der Bescheid abgelehnt wurde, nicht mehr geändert werden.
Drucksorten und Beilagen
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Drucksorten und Beilagen.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Arbeitsablauf-Dialoge.
Zusammenfassung der Lektion
Nun können Sie
- Nachrichten im Postfach "Eingelangt" öffnen.
- Bescheide freigeben