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Das Menü ist für drei Benutzergruppen, die MA56 und für den Warenkorb-verantwortlichen oder die Warekorbverantwortliche der Schule (Schulleitung) und den Schulwart an der Schule verfügbar.

Zum Schuljahresbeginn definiert die MA56 je Schulkategorie eine Warenkorb-Definition für das folgende Schuljahr, auf deren Basis die einzelnen Warenkörbe der Schulen generiert werden (gemäß Abb. 7.1-1: Hauptansicht der Warenkorb-Definitionen). Dabei werden die Schularten Volksschule (VS), Hauptschulen (HS), Polytechnische Schulen (PS), Sonderschulen (SO), Berufsbildende Schulen (BS), Fachschulen (FS) und Privatschulen(PRS) unterschiedlich stark in das System eingebunden.
Die Warenkorb-Definition ist somit als Vorlage zu verstehen, die determiniert, für welche Schulkategorien welche Produkte zur Bestellung angeboten werden. Zusätzlich bestimmt die Warenkorb-Definition, auf welcher Basis das Budget (=Dotation) kalkuliert wird. In den Warenkörben selbst finden sich folglich lediglich der Schule entsprechende Produkte wieder, zu denen in jeder Schule die Bestellmengen erfasst werden können (gemäß Abb. 7.6-1: Hauptansicht des Menüs „Warenkorb" der Schule). Außerdem ist je Schule eine Dotation ersichtlich, die den Bestellrahmen festlegt.
Nachdem die Schulen ihre Bestellungen im Herbst abgeschlossen und freigegeben haben (Bestellungen für das folgende Schuljahr), werden sie von der MA56 ausgewertet und nach Excel exportiert. Auf dieser Basis können alle Bestellungen gesammelt bei der MA54 in Auftrag gegeben werden.

Da die Bestellung im Herbst erfolgt, stehen die Schülerzahlen für das nächste Schuljahr nicht fest. Hierfür müssen die Schulen Annahmen treffen und Schülerzahlen eintragen (siehe Detailansicht des Warenkorbes an der Schule - Dotation).
Im Oktober des folgenden Schuljahres (jenes Schuljahres, für welche die Waren bestellt worden sind), wenn die tatsächlichen Schülerzahlen für das Schuljahr feststehen, erfolgt ein Abgleich der geplanten Dotation (= geplantes Budget) mit den tatsächlichen Schülerzahlen (im vorangehenden Schuljahr sind die Schülerzahlen von den Schulen ja nur geschätzt worden). Die bestellten Produkte werden dann vor Schuljahresbeginn an die einzelnen Schulen geliefert (gemäß Abb. 7.9-1: Hauptansicht des Menüs „Schülerzahlenabgleich").
Der automatische Abgleich der Schülerzahlen ist lediglich für APS Schulen, nicht für die BS, FS und Privatschulen erforderlich. Für BS, FS und PRS werden die tatsächlichen Schülerzahlen manuell eingegeben, und somit sind Auswertungen in WiSion auch für diese Schulen möglich.