Rundschreiben Liste
| Klick/Arbeitsschritt | Hinweis/Anweisung | Weitere Information | |
| 1 | Rundschreiben Rundschreiben Liste | Hauptansicht "Rundschreiben Liste" wird geöffnet | Sämtliche Erlässe, Mitteilungen und Nachrichten sind hier zu finden |
| 2 | Filter anwenden | Zuerst nach gewünschten Kriterien filtern - sonst werden alle Datensätze angezeigt
| EMPFEHLUNG:
Sortieren: Klick auf Pfeiltasten in den Spaltenüberschriften sortiert die angezeigten Datensätze auf- oder absteigend |
| 3 | Muster Dokument | Ansicht "Rundschreiben", "Register Allgemien" wird geöffnet |
|
| Beilagen | Dokument einsehen, analog Pkt. 3 | ||
| 4 | Adressdaten | Aktiv, ohne Funktion für SL | |
| Empfängerliste | Aktiv, ohne Funktion für SL | ||
5 | Zurück | Zurück zur Hauptansicht "Rundschreiben" |
Lektion: Rundschreiben Liste
Zielgruppe
- Administratoren
- Superuser
- SSR
- MA56
- BSI
- Schulleiter
Überblick über die Lektion
Hier lernen Sie wie man die Rundschreiben Liste verwaltet.
Lernziele der Lektion
Die Rundschreiben Liste verwalten können.
Rundschreiben Liste
- Öffnen Sie das Modul Rundschreiben.
- Klicken Sie auf den Menüpunkt Rundschreiben Liste.
Erlässe
Erlässe können nur an Adressaten gesendet werden, welche sich im OE-Baum abwärts befinden und wenn in der Rolle der die Benutzerin oder des Benutzer die Berechtigung "Erlässe erstellen" zugeordnet ist.
Erlässe sind unbefristet gültig (31.12.2099). Daher ist das Feld gültig bis zum Zeitpunkt der Anlage eines neuen Erlasses mit "31.12.2099" vorbelegt.
Erlässe werden nicht automatisch im Posteingang der Adressaten gelöscht.
Mitteilungen
Mitteilungen können nur an Adressaten gesendet werden, welche sich im OE-Baum abwärts befinden und wenn in der Rolle der die Benutzerin oder des Benutzer die Berechtigung "Mitteilung erstellen" zugeordnet ist.
Die Mitteilungen werden vom Ersteller mit einem Ablaufdatum versehen (voreingestellt ist der nächste 31.07.). Wenn das Ablaufdatum erreicht ist, wird die Mitteilung inkl. der Einträge in Posteingangsfächern automatisch gelöscht.
Nachrichten
Für Nachrichten können alle Benutzer im System adressiert werden.
Nachrichten werden vom Ersteller mit einem Ablaufdatum versehen (voreingestellt ist der nächste 31.07.). Wenn das Ablaufdatum erreicht ist, wird die Nachricht inkl. der Einträge in Posteingangsfächern gelöscht.
Nachrichten können nur von Benutzerinnen oder der Benutzern erstellt werden, welche in der Rolle die Berechtigung für die Schaltfläche Schaltfläche Nachrichten erstellen Schreibrecht haben.
Suche eines Rundschreibens
Die Suche ist über alle Rundschreiben (Erlässe, Mitteilungen und Nachrichten) für jede die Benutzerin oder Benutzer möglich sein (auch wenn die Benutzerin oder der Benutzer nicht im Verteiler steht). Auch übergeifend über die Organisationseinheiten MA56 und SSR.
Diese Volltextsuche sucht über die Inhalte des Hauptdokumentes und der Beilagen.
- In dieser Suche kann über alle Metadaten gesucht werden.
- Wird nach Rundschreiben über ein oder mehrere Schlagwörter gesucht, werden alle Schlagwörter auf Übereinstimmung mit den maximal 3 Schlagwörtern geprüft.
Treffen alle Schlagwörter auf ein Rundschreiben zu, wird das Rundschreiben im Suchergebnis angezeigt.
Volltextsuche
- Klicken Sie in das Eingabefeld Volltextsuche nach.
- Geben Sie den gesuchten Text ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden.
Volltextsuche nach und die sonstigen Filterfelder sind immer mit UND Verknüpfung kombiniert.
Hinweis
Es werden sowohl alle direkt zugeordneten Felder des Rundschreibens (Betreff, GZ, Sachbearbeiter, Ersteller, Schlagworte, Versanddatum, gültig von, gültig bis) durchsucht, als auch die als Hauptdokument oder Beilage beigefügten Dokumente des Typs
- MS WORD (ab Version 2003)
- MS EXCEL (ab Version 2003)
- MS Power-Point (ab Version 2003)
- OPENOFFICE WRITER (ab Version 1.0)
- OPENOFFICE CALC (ab Version 1.0)
- OPENOFFICE Impress (ab Version 1.0)
- PDF (eingeschränkt auf durchsuchbare und indizierbare PDF Dokumente)
- TXT
Grafik-Elemente, Grafiken in Dokumenten, gescannte Dokumente als Grafik können NICHT durchsucht werden.
Platzhalter
Für die Angabe der Suchkriterien sind folgende Eingaben erlaubt:
* … steht als Platzhalter für 0 bis n Zeichen
? … steht als Platzhalter für genau ein Zeichen
"" … genau diese Zeichenkette die unter Hochkomma angegeben ist muß auftreten
+ … verbindet die Suchkriterien, jeder Teil muß beim Rundschreiben vorhanden sein
Leerzeichen … verbindet die Suchkriterien, mind. Ein Teil muß beim Rundschreiben vorhanden sein
In der Volltextsuche sind Sonderzeichen zulässig.
Beispiele:
te*?*t … findet sowohl RS die „test“ oder auch „text“ als Begriff beinhalten
test*** … findet alle RS die die Zeichenfolge „test“ mit beliebiger weiteren Zeichenfolge beinhalten
Wien*+*VS … findet alle RS die „Wien“ und „VS“ beinhalten
Wien HS … findet alle RS die „Wien“ oder „HS“ beinhalten
Erlass erstellen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Erlass.
- Klicken Sie in das Eingabefeld Betreff.
- Geben Sie den Betreff ein.
- Klicken Sie in das Eingabefeld Geschäftszahl.
- Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Sachbearbeiter.
- Wählen Sie den benötigten Eintrag.
- Klicken Sie in das Datumfeld gültig von.
- Geben Sie das benötigte Datum ein.
- Klicken Sie in das Datumfeld gültig bis.
- Geben Sie das benötigte Datum ein.
Lesebestätigung anfordern
- Aktivieren Sie das Häkchen Lesebestätigung anfordern.
Zugriff nur für Adressaten
Sie können festlegen ob das Rundschreiben nur von Benutzern gesucht werden kann, welche als Adressat im Rundschreiben angegeben wurden. - Aktivieren Sie das Häkchen für nur Adressaten haben Zugriff.
Text erfassen
- Klicken Sie in das Eingabefeld Text.
- Geben Sie den benötigten Text ein.
Schlagworte
- Klicken Sie in die Einfachauswahlliste Schlagworte.
- Wählen Sie den benötigten Eintrag.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + um den Eintrag in die Mehrfachauswahlliste aufzunehmen.
Fügen Sie bei Bedarf weitere Schlagworte hinzu.
Mehr Information über die Verwaltung der Schlagworte finden Sie im Kapitel Schlüsseltabelle Schlagworte.
Hauptdokument und Beilagen
Hauptdokument
- Aktivieren Sie die Option Hauptdokument.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen.
Wählen Sie die benötigte Datei.
Erlaubte Dateitypen
- MS WORD
- MS EXCEL
- MS Power-Point
- OPENOFFICE WRITER
- OPENOFFICE CALC
- OPENOFFICE Impress
- TXT
- BMP
- JPG
- GIF
- TIF
- PNG
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen.
Das Hauptdokument wurde hochgeladen und kann durch einen Klick auf den Querverweis geöffnet werden.
Beilage
- Aktivieren Sie die Option Beilage.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen.
Wählen Sie die benötigte Datei.
Erlaubte Dateitypen
- MS WORD
- MS EXCEL
- MS Power-Point
- OPENOFFICE WRITER
- OPENOFFICE CALC
- OPENOFFICE Impress
- TXT
- BMP
- JPG
- GIF
- TIF
- PNG
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen.
Die Beilage wurde hochgeladen und kann durch einen Klick auf den Querverweis geöffnet werden.
Löschen einer Beilage
- Aktivieren Sie das Häkchen für die zu löschende Beilage.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Adressaten
- Klicken Sie auf den Tabreiter Adressaten.
Hinweis
Für Erlässe und Mitteilungen gilt:
1. als Typen von Adressaten können folgende ausgewählt werden: Organisationseinheit/Rolle, Benutzer, Verteilerliste, externe Adresse
2. es werden nur jene Organisationseinheiten und Benutzer zur Auswahl angeboten, welche der gleichen oder darunterliegenden Organisationseinheit-Ebenen (ausgehend von Ihrer Position) zugeordnet sind.
Für Nachrichten gilt:
1. als Typen von Adressaten können folgende ausgewählt werden: Organisationseinheit/Rolle, Benutzer, Verteilerliste, externe Adresse
2. keine Einschränkungen bezogen auf Organisationseinheiten
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Verteilerlisten verwalten - dort werden die gleichen Felder und Funktionen zum Hinzufügen der Adressaten beschrieben.
Speichern
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Empfängerliste
Nachdem das Rundschreiben gespeichert wurde, können Sie die durch Organisationseinheiten, Rollen, Verteilerlisten, und einzelne Empfänger definierten Empfänger kontrollieren.
Die Liste kann nicht bearbeitet werden.
- Klicken Sie auf den Tabreiter Empfängerliste.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden.
Bei externe E-Mail Adressen wird keine Lesebestätigung unterstützt, der Status wird in Wision immer als "unbekannt" angezeigt.
Versenden
Das Rundschreiben muss vor dem Versenden gespeichert werden.
Beim Versenden wird kontrolliert, ob mindestens ein Empfänger durch die Adressaten definiert wurde.
Beim Versand wird die Empfängerliste aus der Adressatenliste umgeschlüsselt.
Nachträgliches ändern von Verteilerliste oder Organisationseinheiten oder Rollen führt NICHT zu einer Nachrichtenzustellung eines bereits versendeten Rundschreibens!
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Versenden.
Das Versanddatum wird mit dem aktuellen Datum beschrieben.
Sie können nun den Status auf der Registerkarte Empfängerliste kontrollieren. Die Liste wird beim Versenden aktualisiert.
Die Benutzer laut Empfängerliste erhalten eine Nachricht im Posteingang.
Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Eingelangt.
Wenn die Adressatenliste nach dem Versenden geändert wird und erneut auf die Schaltfläche Versenden geklickt wird, erhalten alle Empfänger die Nachricht erneut.
Mitteilung erstellen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Mitteilung.
- Klicken Sie in das Eingabefeld Betreff.
Bitte folgen Sie der Beschreibung "Erlass erstellen".
Nachricht erstellen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht.
- Klicken Sie in das Eingabefeld Betreff.
Bitte folgen Sie der Beschreibung "Erlass erstellen".
Urgenz versenden
Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn das Häkchen Lesebestätigung anforder aktiviert ist.
Die Urgenz kann an alle Adressaten gesendet, welche noch nicht lesebestätigt haben.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Urgenz versenden.
Alle Empfänger welche den Status "nicht gelesen" in der Empfängerliste eingetragen haben erhalten die Nachricht mit dem Typ "Urgenz".
Rundschreiben löschen
Gelöscht werden können:
- Erlässe deren "gültig bis" in der Vergangenheit liegt
- Nachrichten und Mitteilungen ohne Einschränkung
- unabhängig ob versendet oder nicht
Wird ein Rundschreiben gelöscht, werden automatisch die Einträge in den Posteingangsfächern der Adressaten gelöscht. Das Rundschreiben kann nicht wiederhergestellt werden.
- Aktivieren Sie das Häkchen für das zu löschende Rundschreiben.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Rundschreiben löschen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.
Rundschreiben verändern
Nur Ersteller, Benutzer der gleichen Organisationseinheit des Erstellers und Sachbearbeiter dürfen ein Rundschreiben nach Versand verändern und dabei nur die Felder gültig bis, Text und die Empfängerliste ändern.
- Klicken Sie auf den Querverweis des zu bearbeitenden Rundschreibens.
- Nach den Änderungen klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Versenden.
Anhang herunterladen
- Klicken Sie auf den Querverweis des angehängten Dokumentes.
Öffnen des Dokumentes
- Aktivieren Sie die Option Öffnen mit.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Datei speichern
- Aktivieren Sie die Option Datei speichern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Zusammenfassung der Lektion
Nun können Sie
- die Rundschreiben verwalten.